2. 1. Módulo III - Inspección Presencial
Mediante las opciones de este módulo se podrán registrar las inspecciones presenciales que se realizan
a las empresas. Al igual que el módulo anterior, también podremos consultar las inspecciones
presenciales ingresadas y realizarle un seguimiento o análisis de riesgo si es necesario. Tenemos la
opción también de generar un reporte de todas las inspecciones presenciales registradas.
Este módulo está conformado por 2 opciones: Administración y Consulta, que destallaremos a
continuación:
1.1 Administración
En la opción Administración de Inspecciones Presenciales se registran las inspecciones que
se realizan a las empresas .
El formulario de Administración de Inspecciones Presenciales consta de quince campos fijos y
tres adicionales, que se deben completar con los datos correctos para así poder realizar el
registro de la inspección (Figura 112).
Figura 112. Opción administración de inspecciones presenciales
Los campos que se debe completar son:
¿Qué se controló?, aquí indicar que se ha controlado en la inspección. Se puede marcar una o
más opciones.
Tipo de Inspección, aquí seleccionar el tipo de inspección. Al desplegar el combo, tendrá dos
opciones para escoger, “Rutina” y “Especifica”, de acuerdo al que se elija se podrá hacer uso o
no del buscador de novedades en riesgo (Véase capitulo 6.1.1 Tipo de Inspección).
¿De qué novedad?, este campo solo estará habilitado si el tipo de inspección es “Especifica” y
solo podrá ser llenado mediante el buscador de riesgos (Véase capitulo 6.1.2 Buscador de Novedades en
Riesgo).
Fecha, aquí ingresar la fecha en la cual se realizó la inspección (Véase capitulo 6.1.9 Fecha).
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3. Hora, aquí ingresar la hora exacta en la que se realizó la inspección.
Descripción Breve, en este campo ingresar una breve descripción de la inspección que se
realizó, para poder ubicarla con mayor rapidez mas adelante.
¿En que local?, aquí seleccionar el local donde realizó la inspección. Al desplegar el combo, se
observará que ya cuenta con algunos locales, en caso no exista el local adecuado para la
inspección que va realizar, tiene la opción para agregar un nuevo local (Véase capitulo 6.1.4 Nuevo
Local).
¿En que área?, aquí seleccionar el área donde realizó la inspección. Al desplegar el combo, se
observará que ya cuenta con algunas áreas, en caso no exista la área adecuada para la
inspección que va realizar, tiene la opción para agregar un nueva Área (Véase capitulo 6.1.5 Nueva
Área).
¿En que lugar?, aquí seleccionar el lugar donde realizó la inspección. Al desplegar el combo,
se observará que ya cuenta con algunos lugares, en caso no exista el lugar adecuado para la
inspección que va realizar, tiene la opción para agregar un nuevo lugar (Véase capitulo 6.1.6 Nuevo
Lugar).
Responsable del Área, aquí seleccionar el nombre del responsable del área donde realizó la
inspección. Al desplegar el combo, se observará que ya cuenta con algunos responsables, en
caso no exista el nombre del responsable, tiene la opción para agregar un nuevo responsable
(Véase capitulo 6.1.7 Nuevo Responsable).
Cargo, aquí seleccionaremos el cargo que tiene el responsable del área. Al desplegar el combo,
se observará que ya cuenta con algunos cargos, en caso no exista el cargo adecuado, tiene la
opción para agregar un nuevo cargo (Véase capitulo 6.1.8 Nuevo Tipo de Cargo).
Descripción del Evento, en este campo ingresar la descripción completa y detallada de la
inspección que realizará.
Acciones Tomadas, en este campo ingresar las acciones que se tomaron luego de realizar la
inspección. Indicar que se aconsejo, que recomendaciones se dio, a quienes se le dijo, etc.
¿Se cumplen los controles?, en este campo indicar si es que en el lugar que se inspeccionó
se cumplen todos los controles establecidos.
¿Son necesarios controles adicionales?, en este campo indicar si es que es necesario
controles adicionales a los que ya existen. De acuerdo a lo seleccionado en esta opción, se
mostraran los campos adicionales (Véase capitulo 6.1.3 ¿Son necesarios controles adicionales?).
Los campos adicionales, que se podrán visualizar solo en el caso que se escoja como Tipo de
novedad la opción “Insuficiencias, falla o emergencia”, son:
Controles adicionales, en este campo ingresar los controles adicionales necesarios para
solucionar los problemas encontrados en el lugar inspeccionado.
Análisis de Riesgo, en este campo indicar si es que en la inspección realizada se encontró un
riesgo para la empresa y debe ser analizado.
¿Necesita Seguimiento?, en este campo indicar si se debe realizar un seguimiento a esta
inspección, hasta que sea resuelta.
Caso no ingrese uno de los datos mencionados anteriormente el sistema emitirá un mensaje
indicando el dato que espera sea ingresado.
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4. Una vez completados todos campos correctamente dar clic en el botón Registrar que se
encuentra al final del formulario (Figura 113). En caso contrario, si no esta conforme con los
datos ingresados y desea empezar nuevamente, puede dar clic en el botón Limpiar.
Figura 113. Registro de inspección presencial
Si se realizó correctamente el registro de la inspección presencial se mostrará un mensaje
indicando que se realizo con éxito y que acaba de ingresar una nueva inspección presencial.
(Figura 114)
Figura 114. Mensaje de éxito del registro de la inspección presencial
1.1.1 Tipo de Inspección
El combo tipo de inspección tiene una acción especial dentro del formulario de
inspecciones presenciales. Al desplegar se observa que cuenta con dos opciones:
“Rutina” y “Especifica”.
Seleccionar la primera opción (Figura 115).
Figura 115. Tipo de inspección “Rutina”
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5. Al escoger el tipo de inspección rutina, se deshabilitara el campo “De que novedad” y el
buscador de riesgos y se habilitará los campos de ubicación de la derecha del
formulario. Estos serán ingresados manualmente (Figura 116).
Figura 116. Ingreso de datos manualmente
Luego seleccionar la segunda opción (Figura 117).
Figura 117. Tipo de inspección “Específica”
Al escoger el tipo de inspección “Especifica”, se deshabilitarán los campos de ubicación
y se habilitará el campo “De que novedad” y también el buscador de riesgos (Figura
118). Para poder llenar el campo “De que novedad” debe hacerse uso del buscador
(Véase capitulo 6.1.2 Buscador de Novedades en Riesgo).
Figura 118. Ingresando novedad que origino la inspección
Al completar el campo “De que novedad” con el buscador, automáticamente se llenarán
los campos de ubicación con los datos de la novedad en riesgo antes ya registrada
(Figura 119).
Figura 119. Datos de la novedad cargado automáticamente en la inspección
1.1.2 Buscador de Novedades en Riesgo
Para abrir el buscador de novedades en riesgo, debemos dar clic en el icono Buscador
ubicado al lado derecho del campo “¿De qué novedad?” (Figura 120). Tener en cuenta
que solo se podrá abrir el buscador si es que el tipo de inspección escogida es
“Especifica”, caso contrario se mostrará un mensaje de alerta.
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6. Figura 120. Icono del buscador de novedades en riesgo
Luego se abrirá un ventana emergente la cual tendrá un filtro de búsqueda y un botón
Buscar para realizar la búsqueda (Figura 121).
Figura 121. Buscador de novedades en riesgo
Se elegirá en esta opción la opción Todos del filtro de búsqueda (Figura 122). Si es que
se elige una opción diferente a “Todos”, se adicionará un nuevo filtro el cual puede variar
de acuerdo a la opción seleccionada.
Figura 122. Seleccionando tipo de búsqueda
Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá
un mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.
Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Buscar (Figura
123).
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7. Figura 123. Buscar novedades en riesgo
Luego se mostrará el resultado de la búsqueda según los filtros usados. En la parte
derecha de la tabla de resultados se encuentra la columna Enviar, la cual posee un
icono “Enviar Datos” por cada riesgo encontrado. Para enviar los datos de algún riesgo
al campo “¿De qué novedad?” dar clic en el icono que corresponda al riesgo elegido
(Figura 124). Observar que en la parte superior de la tabla también existe una
paginación de la búsqueda, en este caso el intervalo es de 10 riesgos por página, en
caso existan más de 10 riesgos registrados se podrá observar las demás opciones de
paginación
Figura 124. Icono para enviar datos al formulario
Al regresar al formulario de inspección, el campo “¿De qué novedad?” estará
completado con la descripción breve del riesgo que se eligió en el buscador (Figura
125).
Figura 125. Descripción breve de la novedad en riesgo
Los campos de ubicación que están deshabilitados se completarán con los datos de
ubicación de la novedad en riesgo seleccionada en el buscador (Figura 126).
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8. Figura 126. Datos de la novedad cargados automáticamente en la inspección
1.1.3 Controles Adicionales
El campo “controles adiciones” tiene una acción especial dentro del formulario de
inspección presencial. Es con esta opción que controlamos la visualización de los
campos adicionales.
Seleccionar en el campo la opción “Si” (Figura 127).
Figura 127. Controles adicionales
Se observa que al escoger esta opción aparecieron tres campos mas en la parte inferior
del formulario: “Controles adicionales”, “¿Necesita Seguimiento” y “Análisis de Riesgo”
(Figura 128).
Figura 128. Campos adicionales
1.1.4 Nuevo Local
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9. Para crear un nuevo local, despliegue la lista y seleccione Nuevo Local que esta ubicado
al final de la lista (Figura 129).
Figura 129. Nuevo local
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo local que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 130). En caso
ya no se quiera registrar ningún local y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 130. Ventana emergente del nuevo local
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo local nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 131).
Figura 131. Nuevo local agregado
1.1.5 Nueva Área
Para crear una nueva área, despliegue la lista y seleccione Nuevo Área que esta
ubicado al final de la lista (Figura 132).
Figura 132. Nueva área
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar la nueva área que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 133). En caso
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10. ya no se quiera registrar ningún área y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 133. Ventana emergente de la nueva área
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
de la nueva área nos la mostrará agregada y seleccionada en el combo del formulario
(Figura 134).
Figura 134. Nueva área agregada
1.1.6 Nuevo Lugar
Para crear un nuevo lugar, despliegue la lista y seleccione Nuevo Lugar que esta
ubicado al final de la lista (Figura 135).
Figura 135. Nuevo lugar
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo lugar que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 136). En caso
ya no se quiera registrar ningún lugar y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 136. Ventana emergente del nuevo lugar
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11. A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo lugar nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 137).
Figura 137. Nuevo lugar agregado
1.1.7 Nuevo Responsable
Para crear un nuevo responsable, despliegue la lista y seleccione Nuevo Responsable
que esta ubicado al final de la lista (Figura 138).
Figura 138. Nuevo Responsable
Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo responsable
que deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 139). En
caso ya no se quiera registrar ningún responsable y se desea regresar al formulario dar
clic en el botón Cancelar.
Figura 139. Ventana emergente del nuevo responsable
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo responsable nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del
formulario (Figura 140).
Figura 140. Nuevo responsable agregado
1.1.8 Nuevo Cargo
Para crear un nuevo cargo, despliegue la lista y seleccione Nuevo Cargo que esta
ubicado al final de la lista (Figura 141).
Figura 141. Nuevo cargo
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12. Luego abrirá una ventana emergente en la cual debemos ingresar el nuevo cargo que
deseamos agregar y a continuación dar clic en el botón Registrar (Figura 142). En caso
ya no se quiera registrar ningún cargo y se desea regresar al formulario dar clic en el
botón Cancelar.
Figura 142. Ventana emergente del nuevo cargo
A continuación la ventana emergente se cerrará y si se realizó correctamente el registro
del nuevo cargo nos lo mostrará agregado y seleccionado en el combo del formulario
(Figura 143).
Figura 143. Nuevo cargo agregado
1.1.9 Fecha
Para ingresar la fecha, debemos dar clic en el icono fecha, ubicado al lado derecho del
campo, luego de esto se desplegará un calendario en el cual elegiremos el día dando
clic sobre el. Si se desea cambiar de mes o año, usar las flechas ubicadas en la parte
superior del calendario (Figura 144).
Figura 144. Calendario
Luego de dar clic en el día elegido, el calendario se cerrará y la fecha seleccionada será
digitada automáticamente en el campo Fecha con el siguiente formato dd/mm/aaaa
(Figura 145).
Figura 145. Fecha de inspección
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13. 1.2 Consulta
La opción Consulta permite observar todas las inspecciones presenciales registradas en el
sistema. Tenemos la opción también de ver el detalle, realizar un seguimiento o evaluar una
inspección presencial. Además, podemos generar un reporte de la consulta y exportarlo en
formato pdf (Figura 146).
Figura 146. Opción consulta de inspecciones presenciales
La consulta consta de dos filtros: Tipo de Inspección y Consultar por, los cuales deben ser
seleccionados antes de realizarla. En esta ocasión se elegirá como tipo de inspección la opción
Todos (Figura 147).
Figura 147. Seleccionando tipo de inspección
En el filtro de “Consultar por” se elegirá también la opción Todos (Figura 148). Si en este filtro se
elige otra opción diferente a “Todos” se adicionará un tercer filtro al final, el cual variará de
acuerdo a la opción escogida.
Figura 148. Seleccionando tipo de consulta
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14. Caso no se seleccionen todos los filtros mencionados anteriormente el sistema emitirá un
mensaje indicando el filtro que espera sea seleccionado.
Si se seleccionaron todos los filtros correctamente, dar clic en el botón Consultar (Figura 149).
Figura 149. Consultando inspecciones presenciales
Luego en la parte inferior de la ventana se mostrará el resultado de la búsqueda de acuerdo al
criterio usado en los filtros anteriormente mencionados (Figura 150). Se mostrará las 5 últimas
inspecciones registradas, para ver los demás inspecciones debemos avanzar la paginación
ubicada en la parte superior izquierda de la tabla (Véase capitulo 6.2.5 Paginación).
Cada fila corresponde a una inspección registrada. En la primera columna se encuentra la
descripción breve, en la siguiente una descripción detallada, a continuación las acciones que se
tomaron, seguidos del estado de la inspección y finalmente la columna de acciones en la cual
encontraremos 3 iconos: Detalle, Seguimiento y Evaluación.
Con el icono de detalle se mostrará los datos ingresados en la inspección (Véase capitulo 6.2.1
Detalle), con el de seguimiento se registrará el proceso de solución del riesgo generado (Véase
capitulo 6.2.2 Seguimiento) y en el de evaluación le asignaremos la prioridad que tiene entre los
demás riesgos (Véase capitulo 6.2.3 Evaluación)
También existe la opción para generar un reporte del resultado de la consulta, con todas las
inspecciones encontradas, dando clic en el icono Reporte ubicado en la parte superior derecha
de la tabla. (Véase capitulo 6.2.4 Reporte)
Figura 150. Resultado de consulta de inspecciones presenciales
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15. 1.2.1 Detalle
En la columna acciones, el primer icono es el de detalle. Al dar clic en el mostrará la
página de detalle de la inspección. (Figura 151).
Figura 151. Icono de detalle de inspección
La página de detalle de la inspección es similar a la de registro, en ella se encontrarán
todos los datos ingresados al registrar la inspección, pero solo se podrán observar y no
editar. En la parte superior derecha se encuentra un vínculo para regresar a la consulta
de inspecciones (Figura 152).
Figura 152. Detalle de inspección
1.2.2 Seguimiento
El segundo icono de la columna acciones es el de seguimiento. Al dar clic en el mostrará
la página de seguimiento de la inspección (Figura 153).
En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar seguimiento a
la inspección, ya sea porque no se eligió la opción de seguimiento al registrar la
inspección o porque ya fue culminado el seguimiento.
Figura 153. Icono de seguimiento de inspección
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16. La página de seguimiento de inspección también es similar a la de registro, en ella se
encontrarán todos los datos ingresados al registrar la inspección. En este caso, el detalle
del seguimiento se digitará en el campo de acciones tomadas, luego indicar si aún se
necesita seguimiento o no y finalmente dar clic en el botón Registrar Seguimiento que
se encuentra al final del formulario. En caso no se desee realizar un seguimiento, en la
parte superior derecha se encuentra un vinculo para regresar a la consulta de
inspecciones (Figura 154).
Figura 154. Seguimiento de inspección
1.2.3 Evaluación
El ultimo icono de la columna acciones es Evaluación. Al dar clic en el mostrará la
pagina de evaluación del riesgo (Figura 155).
En algunos casos el icono se mostrará de color gris y no permitirá realizar evaluación al
riesgo, ya sea porque no se eligió la opción de análisis de riesgo al registrar la
inspección o porque ya fue solucionado el riesgo
Figura 155. Icono de evaluación de inspección
La página de evaluación está dividida en dos partes, en la parte izquierda esta el detalle
de la inspección que originó el riesgo y a la derecha es donde se realizará la evaluación
(Figura 156). Automáticamente se cargaran los campos de la izquierda, con los datos de
la inspección que se eligió hacer una evaluación, estos datos no se pueden cambiar
pues esta protegidos.
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17. En la derecha, en el primer campo indicar la probabilidad de que pueda suceder
este riesgo, en el segundo el impacto que puede originar, en el siguiente el
diagnóstico y finalmente las recomendaciones para solucionarlo. (Véase capitulo 8
Módulo V - Evaluación y Administración de Riesgos)
Si no se desea realizar la evaluación dar clic en el botón limpiar, caso contrario dar clic
n el botón Grabar.
Figura 156. Evaluación de riesgo
1.2.1 Reporte
En parte superior derecha de la tabla de resultados se encuentra el icono Reporte
(Figura 157). Esta opción realizará la exportación de los resultados de la consulta a
formato pdf. En este archivo se mostrarán más detalles de la inspección que los que
aparecen en la tabla de resultados.
Figura 157. Icono de reporte de inspección
En la parte superior del reporte, a la derecha se encuentra el logo de la empresa
administradora y a la izquierda los filtros usados en la consulta. Luego en la parte
inferior, a la derecha tenemos el control de páginas y a la izquierda la fecha y hora en
que se genero el reporte. Finalmente en la parte central están los datos de las
inspecciones encontradas en la consulta (Figura 158).
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18. Figura 158. Reporte de inspecciones presenciales
1.2.2 Paginación
Al realizar una consulta el resultado se dividirá en intervalos de 5 inspecciones por
página, desde la más reciente a la más antigua, para facilitar el manejo de ellas. Por
defecto siempre se mostraran las 5 últimas inspecciones registradas, es por eso que si
se desea consultar las demás es necesario hacer uso de la paginación.
En la parte superior izquierda de la tabla de resultados, se encuentra ubicado las
opciones para el manejo de la paginación, y en la parte inferior izquierda se muestra la
cantidad total de inspecciones encontrados en la consulta. (Figura 159).
El número de página actual se encuentra subrayado, así se conocerá la ubicación
correcta. Tener en cuenta que solo se mostrarán las opciones para el manejo de la
paginación si es que la cantidad total de inspecciones encontradas en la consulta es
mayor a 5.
Figura 159. Resultado de la primera página
Para navegar entre las paginas, dar clic en la opción anterior o siguiente de acuerdo a
cual sea el caso, o si se desea ir directamente a una página, dar clic en el número de
ésta. También en la parte inferior derecha de la tabla se indicá el intervalo de resultados
mostrados. En este caso se dará clic al número dos para acceder a la segunda página,
se observa que al pasar el Mouse por encima de la opción esta cambia de color (Figura
160).
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19. Figura 160. Eligiendo la segunda página
Observar que ahora los resultados son otros y corresponden a la segunda página lo cual
verificamos en las opciones de paginación al estar subrayado el número dos. También
observar que el intervalo de resultados mostrado en la parte inferior derecha de la tabla
ha variado. (Figura 161).
Figura 161. Resultado de la segunda página
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